Kaum eine Branche hat strengere Anforderungen an Vertraulichkeit als Kanzleien: Berufsrechtliche Verschwiegenheit, das Mandatsgeheimnis und die DSGVO setzen enge Grenzen dafür, welche Werkzeuge mit Mandatsdaten arbeiten dürfen. Gleichzeitig ist der Druck real — Fristen, Postberge und Routinekorrespondenz binden Zeit, die eigentlich der Mandatsarbeit gehört.
Die gute Nachricht: KI-Einsatz und Vertraulichkeit schließen sich nicht aus. Entscheidend ist, wo die Daten verarbeitet werden, wer Zugriff hat und ob nachvollziehbar bleibt, was die KI getan hat.
Die drei Kernfragen vor jedem KI-Einsatz
1. Wo werden die Daten verarbeitet?
Öffentliche KI-Chats verarbeiten Eingaben typischerweise auf US-Servern — für Mandatsdaten in der Regel ein Ausschlusskriterium. Prüfe, ob der Anbieter Verarbeitung in Deutschland oder der EU garantiert, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vorliegt und ob Eingaben für das Training von Modellen verwendet werden. Für besonders sensible Bereiche bleibt On-Premise-Betrieb — die Verarbeitung auf eigener Hardware — der Goldstandard.
2. Wer darf was sehen?
Eine Kanzlei-KI ohne Rechte- und Rollenkonzept behandelt jede Anfrage gleich — egal ob sie von der Partnerin oder der Werkstudentin kommt. Mandantenfähigkeit und granulare Berechtigungen sind kein Komfort-Feature, sondern Voraussetzung: Die KI darf nur auf die Akten zugreifen, die die anfragende Person auch selbst einsehen dürfte.
3. Bleibt nachvollziehbar, was die KI getan hat?
Berufsrechtlich bleibt die Verantwortung immer bei der Berufsträgerin oder dem Berufsträger. Das heißt praktisch: KI-Ergebnisse müssen zur Prüfung vorgelegt werden, bevor sie nach außen gehen, und jede KI-Aktion braucht ein Audit-Log — wer hat wann was mit welchen Daten ausgelöst.
Was das für die Werkzeugwahl bedeutet
- Hosting in Deutschland oder On-Premise, mit AVV und ohne Modell-Training auf euren Daten
- Mandantenfähigkeit sowie Rechte und Rollen auf Aktenebene
- Freigabe-Workflows: Entwürfe statt automatischer Versand
- Lückenlose Protokollierung aller KI-Aktivitäten
- Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
Clapilot ist genau nach diesen Prinzipien gebaut: Agents arbeiten im Kontext der Kanzlei, legen Ergebnisse zur Freigabe vor und jede Aktion wird protokolliert — wahlweise in deutscher Cloud oder On-Premise. Mehr dazu im Use Case für Kanzleien.